La protocolización según el artículo 415 del Código Orgánico de Tribunales es «es el hecho de agregar un documento al final del registro de un notario, a pedido de quien lo solicita.» Así la protocolización se refiere al acto mediante el cual un notario atestigua la existencia y contenido de un contrato o documento. En esta instancia, el notario examina detenidamente el documento, asegurándose de que cumpla con todos los requisitos legales necesarios. Una vez que el notario confirma que el documento satisface todas las formalidades legales, procede a protocolizarlo en su registro (repertorio), otorgándole así fe pública. Esto implica que el documento queda registrado en un archivo público y está disponible para cualquier persona que desee consultarlo. La protocolización actúa como una garantía de autenticidad y validez legal del documento.
En el contexto chileno, los documentos protocolizados suelen tener una mayor validez legal y son reconocidos como pruebas legítimas en caso de disputas legales.
Algunos de los documentos que deben protocolizarse son:
- Acta de Asambleas de Copropietarios de Edificios y Comunidades
- Actas de Sesiones de Directorio de Empresas y Sociedades
- Contratos de Organismos Públicos
- Testamentos
- Los instrumentos otorgados en el extranjero, las transcripciones y las traducciones efectuadas por el intérprete oficial o los peritos nombrados al efecto por el juez competente y debidamente legalizadas, que sirvan para otorgar escrituras en Chile.